ネイティブが教える　日本人研究者のための英文レター・メール術

内容紹介

目次

第1章　件名の書き方
1.1　ウォームアップ
1.2　受信者の気持ちになって件名をつける
1.3　件名とプレビュー画面を関連づける
1.4　件名だけでメッセージを完全に伝える
1.5　件名を2つの部分に分けて表現する
1.6　曖昧さを避けて具体的に
1.7　受信者の詳細情報を含める
1.8　その他の件名の例

第2章　挨拶の書き方
2.1　ウォームアップ
2.2　受信者の名前のスペリングを正しく入力する
2.3　オープニングの挨拶の敬称に注意
2.4　相手の性別が分からないときや、名字と名前の区別がつかないとき
2.5　相手の名前が分からないときは、できるだけ具体的な宛名にする
2.6　エンディングの言葉が見つからなければBest regardsで終える
2.7　メールの最後で挨拶の表現をいくつも重ねない
2.8　自分の署名に受信者が必要なすべての情報が含まれていることを確認する
2.9　署名した後にPSなどの情報は避ける

第3章　メール本文の構成
3.1　ウォームアップ
3.2　受信者の立場で書く方法
3.3　オープニングは［挨拶＋受信者の名前］で始める
3.4　最初のセンテンス / パラグラフ以外は誰も読まないと思って構わない
3.5　受信者に自分の名前と前回会ったのはいつかを思い出させる
3.6　面識がなければメールした理由を単刀直入に伝える
3.7　誰に宛てたメールか、何をリクエストしているかを明確にする
3.8　誰にメールを読んでもらいたいかを、受信者全員に明確に伝える
3.9　必要な情報だけをロジカルに配列する
3.10　オープニングとエンディングにひな型は使わない
3.11　長いメールはスクロールされやすい
3.12　ネガティブな内容はサンドイッチテクニックを使って伝える
3.13　長いメールではロジックが失われないように、また要点を明確にするために接続語句を上手に使う
3.14　時差があるとき、相手が正しく日時を把握できるように配慮する
3.15　メールは、自分や相手だけでなく第三者にとっても重要
3.16　結びの言葉
3.17　本当に必要がない限り、CCに入れない
3.18　添付があることをメールの本文中で明確に伝える


第4章　適切なフォーマリティのレベルを設定し、受信者と良好な関係を構築する
4.1　ウォームアップ
4.2　フォーマリティのレベルを設定する
4.3　状況に合わせてフォーマルかインフォーマルかを選び、併用しない
4.4　英語と母語の文体の差とフォーマリティのレベルの差を理解する
4.5　何かを依頼するときは全体のトーンに注意する
4.6　相手に敬意を払い、返信を動機づける
4.7　共通の関心事項を述べて、お互いの間に良好な関係を構築し強化する
4.8　友好な関係を維持する
4.9　否定的な内容を伝えるときは穏やかなトーンでアプローチする
4.10　メールの最後は親しみのこもった語句で終える
4.11　簡潔で親しみのこもった依頼を行うことで共同研究につながった例

第5章　言葉の選び方、翻訳の影響、スペリング
5.1　ウォームアップ
5.2　簡潔でシンプルな英文メールを書いてミスを少なくする
5.3　勝手に英作文せず、相手の英語を活用する
5.4　簡潔に正確に書く
5.5　センテンスは短く、最も重要な情報を主語に
5.6　正しい単語の選択と正しい語順について
5.7　曖昧さを避ける
5.8　代名詞を使うときは、その代名詞が指す内容が100％明確であること
5.9　母語からの直訳ではなく英語の定型表現を使う
5.10　誇張せず、誠実であること
5.11　Google翻訳に頼ることの危険
5.12　代名詞の使い方に要注意
5.13　スペリングと文法を確認する
5.14　スペルチェッカーを過信してはならない
5.15　非常に重要なメールであれば、専門家にチェックしてもらう

第6章　効果的な依頼メールとその返信
6.1　ウォームアップ
6.2　依頼内容を分かりやすくレイアウトする
6.3　相手があなたの依頼事の重要さを理解できるとは限らない
6.4　相手の状況を強調、または相手を褒めて、相手が返事をしやすいようにする
6.5　必要な情報をすべて提供する
6.6　面識のない相手には添付書類を送らない
6.7　相手が依頼内容を評価するために必要な情報をすべて提供する
6.8　論文をレビューしてもらいたいときの依頼内容は明確に
6.9　情報は文字の塊で提示せず、内容の解釈をすべて読み手に委ねない
6.10　依頼は1件に絞るべきか、複数の依頼をするかどうかを判断する
6.11　複数の依頼を行うときは、メールの最後で要件をまとめる
6.12　複数の依頼を行うときは、一つ一つの依頼内容を明確に書く
6.13　返事をもらいたい期限を示す
6.14　返信内容に疑問点があれば質問しよう
6.15　依頼に応えるときは、依頼メールを引用して回答を書き込む
6.16　相手のメールの本文中に好意的なコメントを挿入して返信する

第7章　カバーレター：インターンシップ、エラスムス留学、修士・博士・ポスドク留学に応募する
7.1　ウォームアップ
7.2　応募職種を見出しの中で明確に伝える
7.3　挨拶の書き方
7.4　第一パラグラフ（イントロダクション）
7.5　第二パラグラフ / 第三パラグラフ
7.6　最終パラグラフ
7.7　結びの挨拶
7.8　レターは極めて重要！　書き終えたら入念なチェックを
7.9　エラスムスプログラムへの応募
7.10　ワークショップへの応募
7.11　サマースクールへの応募
7.12　博士課程への応募
7.13　プレースメントへの応募
7.14　研究員 / インターンシップへの応募

第8章　レファレンスレター（推薦状）
8.1　ウォームアップ
8.2　レファレンスとは
8.3　レファレンスレター（推薦状）を依頼する
8.4　レファレンスレターの典型的な質問
8.5　自分のレファレンスレターの書き方
8.6　レファレンスレターの構成とテンプレート

第9章　研究提案書・研究趣意書を書くコツ
9.1　ウォームアップ
9.2　外部資金申し込みのための研究提案書
9.3　PhDまたはポスドク応募用の研究提案書の書き方
9.4　PhDプログラムとポスドク募集の研究提案書の違い
9.5　志望理由書と研究概要ステートメントの書き方

第10章　建設的に批判する方法
10.1　ウォームアップ
10.2　メールが批評をするときの最適な手段かどうか判断する
10.3　メールが読まれるときの状況を考える
10.4　批判ばかりが目立つメール構成にしない
10.5　前向きなトーンで書き始める
10.6　建設的に批判する
10.7　コメントは礼儀正しく、あいまいな私見は避けて詳しく書く
10.8　説明を求めるときや提案をするときに直接的になりすぎない
10.9　長所は短文で、短所は長文で書く
10.10　前向きな言葉遣いを選ぶ
10.11　前向きな言葉で報告を締めくくる
10.12　「送信」ボタンをクリックする前に最初から読み直す
10.13　催促するときは礼儀正しく
10.14　インフォーマルなレビューに対する感謝の表し方

第11章　査読報告書の書き方
11.1　ウォームアップ
11.2　査読者としての役割を理解する
11.3　ジャーナルの査読ガイドラインを読む
11.4　査読報告書の構成:(1)条件つき受理
11.5　査読報告書の構成:(2)不受理
11.6　査読報告書の構成:(3)修正なしで受理
11.7　著者が査読者としてのあなたに期待していること
11.8　査読報告書を書く前に、著者としての立場を思い出す
11.9　サンドイッチテクニックを使う:ポジティブな言葉で挟む
11.10　批判するときには穏やかに
11.11　著者を責めたい気持ちを抑える
11.12　アドバイスにshouldを多用しない
11.13　コメントごとにパラグラフを分ける
11.14　明瞭で誤解されないコメントの書き方
11.15　著者はyou、査読者はIとする
11.16　やみくもに英語のミスを指摘しない
11.17　自らの英語のレベルとスペルに注意
11.18　著者の英語レベルについて、私からのお願い

第12章　査読結果に返信する
12.1　ウォームアップ
12.2　リジェクトされるのはあなたの論文が初めてではない
12.3　査読者とエディターが喜ぶ構成にする
12.4　回答はできるだけ分かりやすいレイアウトで
12.5　短くまとめる
12.6　the authorsではなくweと表記する
12.7　コメントの意味が分からないのは恥ずかしいことではない
12.8　修正点を伝える時制は現在形か現在完了形
12.9　修正しなかった事項と理由を説明する
12.10　査読者に反対意見を述べるときは丁重に
12.11　研究の限界を指摘されたときは、建設的に対応する
12.12　査読者のコメントやジャーナルの仕事を批判しない
12.13　査読者からのアドバイスを無視したらどうなるか

第13章　エディターとのやりとり
13.1　ウォームアップ
13.2　達成する必要のあることだけに集中する
13.3　カバーレター（メール）が明快かつ正確であることを確認する
13.4　変更点がわずかなときは、カバーレター内で説明する
13.5　ネイティブによる校閲の有無を明記する
13.6　進捗状況を確認するメールは丁寧に

第14章　ネイティブが教えるメール表現
14.1　ウォームアップ
14.2　オープニングの挨拶
14.3　エンディングの挨拶
14.4　エンディングの前の挨拶
14.5　メッセージの用件を伝える
14.6　強調 / 追加 / 要約する
14.7　お願いする / 手伝いを申し出る
14.8　招待のやりとり
14.9　問い合わせる
14.10　問い合わせに回答する
14.11　次のステップについて話す
14.12　締め切りを伝える / 締め切りに応える
14.13　催促する
14.14　会議や遠隔会議を調整する
14.15　インフォーマルな校正のために文書を送る
14.16　インフォーマルな校正用の文書を受領し、コメントする
14.17　査読報告書
14.18　著者から査読者・エディターへの返信
14.19　問題に関連するフレーズ
14.20　説明を求める / 説明する
14.21　感謝する
14.22　謝る
14.23　添付ファイルを送る
14.24　メールの技術的な問題
14.25　留守メッセージ

第15章　時制を使い分ける
15.1　ウォームアップ
15.2　現在形
15.3　現在形を使わないとき
15.4　現在進行形
15.5　進行形を使わないとき
15.6　未来形［will］
15.7　未来進行形
15.8　be going to
15.9　過去形
15.10　現在完了形
15.11　現在完了進行形
15.12　現在完了進行形を使わないとき
15.13　命令形
15.14　Zero Conditional / First Conditional（直説法）
15.15　Second Conditional（仮定法過去）
15.16　Third Conditional（仮定法過去完了）
15.17　能力や可能性を示す助動詞―can、could、may、might
15.18　助言や義務を表現する助動詞―have to、must、need、should
15.19　提供、依頼、招待、提案を示す助動詞―can、may、could、would、shall、will
15.20　語順
15.21　接続語句